L’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba publie des fiches d’information qui expliquent le Programme d’aide financière aux sinistrés dans un format facile à comprendre. L’examen de ces fiches d’information vous aidera à satisfaire aux exigences du Programme d’aide financière aux sinistrés et vous permettra de recevoir toute l’aide à laquelle vous avez droit, avec moins de risques de paiements différés.

À la suite d’une catastrophe, l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba a besoin d’informations pour déterminer les incidences du sinistre sur les collectivités. Cette évaluation est nécessaire pour :

• déterminer l’aide immédiate qui pourrait être requise;
• veiller à ce que les incidences du sinistre sur votre collectivité soient incluses dans l’évaluation plus vaste des dommages;
• commencer à évaluer la possibilité de fournir l’Aide financière aux sinistrés.

L’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba demande aux collectivités de remplir l’Évaluation des incidences communautaires dès que possible après l’événement. La personne qui connaît le mieux les dommages peut remplir l’Évaluation des incidences communautaires. Il s’agit généralement du personnel des travaux publics, du coordonnateur municipal des mesures d’urgence ou d’autres membres du personnel municipal. Plus les communautés attendent pour remplir leur Évaluation des incidences communautaires, plus il est difficile de reconstituer ce qui s’est passé. L’Évaluation des incidences communautaires n’est qu’une évaluation préliminaire des dommages. Il peut être modifié ou mis à jour. Il pourra être plus détaillé une fois que la collectivité aura soigneusement inspecté les dommages.

L’Évaluation des incidences communautaires est essentielle pour déterminer si un programme d’aide financière aux sinistrés sera mis en place. Le formulaire doit être rempli de manière précise, puis envoyé dès que possible. L’Évaluation des incidences communautaires aide l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba à déterminer l’ampleur et la portée du sinistre.

Les dépenses liées aux inondations doivent être consignées dans un registre distinct. Cela permettra de s'assurer que la municipalité reçoit le montant maximum auquel elle a droit.

Les renseignements fournis par les collectivités dans leur Évaluation des incidences communautaires ne déterminent pas le montant d’aide qui pourrait être offert, et ne le limitent pas non plus. De plus, ils ne doivent pas être considérés comme une indication que l’Aide financière aux sinistrés sera accordée.

Un programme d’aide financière aux sinistrés peut être approuvé si les critères de dommages généralisés, principalement non assurables, et de fardeau financier déraisonnable sont remplis. Si un programme d’aide financière aux sinistrés est mis en place pour une catastrophe, il faut présenter une résolution au Conseil demandant de l’aide dans les 90 jours suivant l’annonce d’un programme d’aide financière aux sinistrés. Il s’agit d’une étape obligatoire du processus d’Aide financière aux sinistrés. Une demande de résolution adressée au Conseil est un document officiel de demande d’aide financière présentée par une autorité locale au gouvernement du Manitoba. Exemple de texte pour résolution au Conseil:

• pour le secteur public et pour le secteur privé
• pour le secteur public
• pour le secteur privé

Une Évaluation des incidences communautaires détaillée doit être envoyée avec la demande de résolution au Conseil si elle n’a pas déjà été soumise ou si des renseignements plus détaillés sont disponibles.

La fiche d'information sur la demande d'aide financière en cas de catastrophe fournit des informations supplémentaires sur la procédure de demande.

L’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba évalue toutes les Évaluations des incidences communautaires reçues à la suite de l’événement, ainsi que les demandes des résidents du secteur privé afin de mieux cerner les incidences réelles de la catastrophe. Si un programme d’aide financière aux sinistrés est mis en place, votre autorité locale en sera informée par écrit. Votre municipalité sera également informée par écrit si un programme d’aide financière aux sinistrés n’est pas mis en place. Ce processus prend du temps, car il faut parfois plusieurs semaines pour avoir une idée raisonnablement précise des incidences de la catastrophe. Lorsqu’un programme d’aide financière aux sinistrés est approuvé, l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba désigne un conseiller en rétablissement pour :

• répondre à vos questions concernant les conditions d’admissibilité et les procédures;
• communiquer avec vous si des renseignements supplémentaires sont nécessaires;
• être disponible pour répondre aux questions;
• traiter votre demande.

Une fois que vous aurez reçu la confirmation écrite que votre municipalité a été acceptée dans le Programme d’aide financière aux sinistrés, l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba prendra des dispositions pour qu’un ingénieur-conseil mandaté inspecte et recense vos dommages. Vous pouvez veiller au bon déroulement du processus en préparant l’inspection à l’avance. La fiche d’information « Inspecting Damaged Sites after a Disaster », fournit des informations supplémentaires sur l’inspection municipale. Assurez-vous de faire ce qui suit :

• Recenser les sites endommagés dans un document;
• Préparer une carte de votre municipalité en localisant tous les sites endommagés, en numérotant les sites endommagés consécutivement;
• Prendre des photos de tous les sites endommagés;
• Identifier les sites où des mesures préventives ont été prises ou où des réparations d’urgence ont été effectuées;
• Désigner un personnel municipal qui accompagnera l’ingénieur-conseil pendant l’inspection;

L’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba comprend que des réparations temporaires et d’urgence peuvent être nécessaires pour assurer la sécurité de la collectivité. Il revient aux autorités locales de décider si des réparations temporaires sont nécessaires. Veiller à ce que les dommages soient photographiés avant les réparations et noter les heures de fonctionnement des machines, les matériaux utilisés, etc.; ces documents seront examinés lors de l’inspection.

L’inspecteur et un représentant local (par exemple, un contremaître des travaux publics) inspecteront chaque site endommagé. L’inspecteur doit :

• déterminer si le site est endommagé à la suite de l’événement admissible;
• estimer le type de réparation, la quantité de matériel et d’équipement nécessaires pour remettre le site dans l’état où il était avant la catastrophe;
• s’assurer que le rapport sur le site est signé par l’inspecteur et le représentant municipal.

Une fois le rapport d’inspection terminé, l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba examinera le rapport « Individual Site Damage Report (ISDR) » (rapport sur les dommages causés à chaque site), afin de déterminer ce qui est admissible à une aide dans le cadre du Programme d’aide financière aux sinistrés. Si vous constatez qu’un site nécessite plus de travaux que ce qui est indiqué dans le rapport d’inspection, alors que les réparations sont en cours, informez-en immédiatement l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba afin que le Programme d’aide financière aux sinistrés puisse contribuer aux travaux supplémentaires.

Toute question ou préoccupation concernant l’inspection de votre site doit être adressée à l’Organisation des mesures d’urgence.

Une fois l’inspection et le rapport sur le site terminés et approuvés, vous pouvez procéder aux travaux de remise en état. La fiche d’information « Repairing and Restoring Public Infrastructure » fournit des renseignements supplémentaires. Les travaux d’amélioration ne sont pas admissibles à l’Aide financière aux sinistrés.

• Contactez immédiatement l’Organisation des mesures d’urgence si vous constatez qu’un site nécessite plus de travaux que ce qui avait été noté lors de l’inspection ou si des heures supplémentaires d’utilisation de l’équipement sont nécessaires. Le fait de ne pas informer l’Organisation des mesures d’urgence de tout changement peut entraîner le refus de cette partie de la demande.
• Il incombe à la municipalité de s’assurer qu’elle a reçu l’autorisation d’effectuer des travaux autres que ceux mentionnés dans le rapport d’inspection.

Il sera demandé à la municipalité de préparer et de présenter à l’Organisation des mesures d’urgence des demandes conformément aux politiques et lignes directrices de l’Aide financière aux sinistrés. Il est recommandé de transmettre le dossier complet d’un ou plusieurs sites par soumission.

Les municipalités peuvent télécharger des fichiers liés à leurs réclamations a Manitoba Municipalities Online (MMO) - Userguide

Dès réception d’une demande, l’Organisation des mesures d’urgence :

• évaluera la ou les demandes conformément aux politiques et lignes directrices de l’Aide financière aux sinistrés;
• procèdera au paiement et préparera un état de rapprochement identifiant les éléments admissibles, non admissibles et reportés;
• donnera des conseils sur les éléments reportés et demandera des pièces justificatives supplémentaires afin de déterminer l’admissibilité ou l’inadmissibilité;
• fournira un état de rapprochement complet avec le paiement final, identifiant les éléments admissibles et non admissibles.

Formulaires de demande – Mise à jour : août 2023
Procédures relatives aux formulaires de demande – Mise à jour : août 2023

La municipalité doit préparer et soumettre à l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba une demande d’Aide financière aux sinistrés afin de recevoir le paiement.
Tous les dommages ne sont pas admissibles à l’Aide financière aux sinistrés. Les éléments suivants sont généralement admissibles, mais il est toujours préférable de communiquer avec l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba si vous avez des questions particulières sur l’admissibilité :

• La construction et l’enlèvement de digues temporaires;
• L’utilisation de pompes à eau ou d’autres machines et équipement afin de prévenir ou de limiter les dommages pouvant toucher l’infrastructure admissible;
• La mise en place et le fonctionnement d’un centre des opérations d’urgence;
• Les frais d’évacuation pour les évacuations obligatoires suivant un ordre donné par un représentant autorisé;
• Le nettoyage et l’enlèvement de débris laissés dans les fossés et les ponceaux;
• Les dommages aux infrastructures : réparation de routes, de rues, de ponts ou d’autres installations publiques.
• Les éléments suivants ne sont généralement pas admissibles à l’Aide financière aux sinistrés :
• Les coûts liés à la sécheresse;
• Les pertes qui auraient pu être couvertes par une assurance;
• Les coûts d’exploitation normaux, comme les salaires des employés réguliers (autres que les heures supplémentaires payées), le nivellement régulier des routes, l’entretien régulier des drains, fossés et ponceaux et le déneigement;
• L’achat ou l’acquisition de biens d’équipement tels que des pompes ou des panneaux;
• Les travaux d’amélioration réalisés sur l’infrastructure pendant les réparations (sauf s’ils sont approuvés au préalable par l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba);
• Les coûts recouvrables par un autre programme gouvernemental;
• Les pertes recouvrables par procédure judiciaire;
• Tout coût ou toute dépense ne résultant pas directement de la catastrophe en question.

Le Programme d’aide financière aux sinistrés aide les collectivités locales à se remettre d’une catastrophe naturelle en fournissant une aide financière pour les coûts admissibles. Les paiements anticipés et les paiements au prorata des travaux sont envisageables dans le cadre du Programme d’aide financière aux sinistrés; voir la fiche d’information « DFA Payments to Municipalities » pour en savoir plus.

Une bonne tenue des dossiers garantit à votre autorité locale de récupérer les coûts admissibles après la catastrophe et est essentielle au bon traitement de votre demande. Consultez la fiche d’information « Record-Keeping » pour en savoir plus.

L’Aide financière aux sinistrés n’est versée que pour les coûts encourus par l’autorité locale. Vous devez fournir les factures et les preuves de paiement des dépenses pour pouvoir recevoir l’Aide financière aux sinistrés. Tous les documents requis doivent être transmis à l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba avant que le paiement ne soit traité.

Les paiements effectués au titre de l’Aide financière aux sinistrés aux municipalités font l’objet d’une déduction basée sur la formule de partage des coûts entre la province et la municipalité dans le cadre de l’Aide financière aux sinistrés. La formule est revue à la hausse chaque année pour tenir compte de l’indice des prix à la consommation. Utilisez le calculateur de partage des coûts pour le secteur public qui se trouve sous le tableau du partage des coûts pour déterminer la part des dépenses assumée par la municipalité.

Les autorités locales éligibles ont la possibilité d'investir un montant égal à la franchise d'aide financière aux sinistrés dans un projet de préparation aux catastrophes et d'atténuation avec le programme d'atténuation et de préparation .

Les programmes d’aide financière aux sinistrés sont ouverts pour une période d’un an à compter de la mise en place du programme d’aide financière aux sinistrés.

Toutes les réparations doivent être effectuées et tous les documents requis doivent être transmis à l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba avant la date de clôture du programme.

Dans des circonstances exceptionnelles, vous pouvez demander des prolongations de réclamation si vous avez besoin de plus de temps pour remettre votre bien dans l’état où il se trouvait avant la catastrophe. Les demandes officielles de prolongation doivent être transmises par écrit avant la date de clôture du programme. Contactez l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba pour plus d’informations sur les prolongations.

Si vous estimez que votre autorité locale n’a pas reçu toute l’aide admissible au titre du Programme d’aide financière aux sinistrés, vous avez la possibilité de faire appel. Vous pouvez fonder votre appel sur deux motifs : votre demande a été jugée irrecevable ou vous estimez que le montant de votre indemnisation est inférieur à ce à quoi vous pourriez avoir droit. Les renseignements sur la marche à suivre pour faire appel sont fournis une fois la demande close. La demande d’appel doit être transmise par écrit et doit indiquer clairement le motif de l’appel.

• Étape 1 – L’examen interne. Cette étape consiste en un examen interne de la décision relative à votre demande par le directeur du Rétablissement et des Mesures d’atténuation de l’Organisation des mesures d’urgence du Manitoba. Cette demande doit être présentée dans les 30 jours suivant la réception de la décision écrite de l’Organisation des mesures d’urgence concernant votre demande ou la réception du paiement final. Le directeur du Rétablissement et des Mesures d’atténuation mènera l’examen interne, puis confirmera, cassera ou modifiera la décision initiale.
• Étape 2 – Appel devant la Commission d’appel de l’aide aux sinistrés du Manitoba. Si vous n’êtes pas satisfait de l’examen interne, vous pouvez faire appel en deuxième étape, par écrit, à la Commission d’appel de l’aide aux sinistrés du Manitoba. Toutes les décisions prises par la Commission sont exécutoires et définitives. Pour faire appel, vous devez inclure :
• La décision rendue dans le cadre de l’examen interne de l’étape 1 ci-dessus;
• Les motifs de votre appel;
• Référence aux règlements provinciaux sur l’Aide financière aux sinistrés ou au programme fédéral des Accords d’aide financière en cas de catastrophe pour appuyer votre demande d’appel;

• Municipal Claim Form User Guide
• Municipal Claim Form
• Règlement sur la Politique et lignes directrices d’aide financière aux sinistrés (Secteur public)
• Programme fédéral des Accords d’aide financière en cas de catastrophe (AAFCC)